YasalGizlilik ve Kişisel Veriler
Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
Son güncelleme:
Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
1. Amaç, Kapsam ve Dayanak#
1.1. Amaç. İşbu Politika; HF YARATICI PROJE GELİŞTİRME VE DANIŞMANLIK LTD. ŞTİ. ("Şirket" veya "Yargı PRO") tarafından işlenen kişisel verilerin saklanmasına ve imhasına ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
1.2. Kapsam. Politika; Şirket'in veri sorumlusu sıfatıyla işlediği tüm kişisel verileri (abone, kullanıcı, ziyaretçi, çalışan, çalışan adayı, tedarikçi ve iş ortağı verileri) kapsar. Kullanıcının dava dosyaları, belgeleri ve yapay zekâ konuşmaları Hizmet'in işleyişinde Şirket'e iletilmez. Kullanıcının arama sorgusuna istisnaen kişisel veri yazması hâlinde Şirket, yalnızca o veri ve sorgu kaydının saklandığı süre bakımından veri işleyen sıfatını taşır; bu veriler bakımından Veri İşleyen Sözleşmesi (DPA) hükümleri öncelikle uygulanır.
1.3. Dayanak.
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
- Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik
- Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
- 5651 sayılı Kanun, 6563 sayılı Kanun, 6502 sayılı Kanun
2. Tanımlar#
| Terim | Tanım |
|---|---|
| Silme | Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi |
| Yok etme | Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi |
| Anonim hâle getirme | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi |
| İmha | Silme, yok etme veya anonim hâle getirmeden herhangi biri |
| Periyodik imha | Saklama süresi dolan verilerin, Politika'da belirtilen tekrar eden aralıklarla re'sen imha edilmesi |
| Kayıt ortamı | Kişisel verilerin bulunduğu her türlü elektronik veya fiziksel ortam |
3. Kayıt Ortamları#
3.1. Elektronik ortamlar.
- Uygulama ve veri tabanı sunucuları: Railway Corporation (sunucuları AB bölgesinde, altyapısı Google Cloud) nezdinde, şifreli; konum: Avrupa Birliği
- Yedekleme sistemleri (şifreli, ayrı ortam)
- Log ve izleme sistemleri
- Kimlik doğrulama ve oturum yönetimi sistemi: WorkOS, Inc. (kullanıcı girişi, oturum ve MCP erişim anahtarı yönetimi)
- E-posta sistemleri: işlem e-postaları ve (onay hâlinde) ticari elektronik iletiler için Resend (Plus Five Five, Inc.); destek, KVKK başvuruları ve diğer yazışmalar için kurumsal posta kutusu (Google Workspace, info@yargipro.com)
- SMS sağlayıcısı: eMarka İletişim ve Bilgi Teknolojileri A.Ş. (İleti Merkezi) (doğrulama kodu SMS'i)
- Geri bildirim sistemleri: geri bildirimlerin iş takibine kaydı için Linear Orbit, Inc.; geri bildirim sayfasındaki asistanın modeline erişim için Amazon Web Services (Amazon Bedrock)
- Web sitesi barındırma ve ziyaret ölçümü: Vercel Inc. (erişim logları ve çerez kullanmayan Vercel Analytics); yalnızca çerez onayı verilmesi hâlinde Google Analytics 4
- Ödeme altyapısı: PayTR Ödeme ve Elektronik Para Kuruluşu A.Ş. (tahsilat ve iade kayıtları; kart verisi doğrudan PayTR'ye iletilir)
- Muhasebe ve e-fatura yazılımı
- Kurumsal iş birliği ve doküman sistemleri
Kamuya açık kararların vektörlerinin tutulduğu arama altyapısına (Pinecone) yalnızca sayısal vektör iletilir; sorgu metni ve hesap bilgileri gönderilmez ve arama sorguları kimlik bilgisi içermeyecek şekilde tasarlandığından bu altyapı kişisel veri kayıt ortamı olarak sayılmamıştır. Yukarıdaki sağlayıcıların işleme amacı, işlediği veri ve konumu Alt İşleyici Listesi ve Bildirim Taahhüdü'nde gösterilir. Yurt dışında bulunan sağlayıcılara (Railway, WorkOS, Resend, Vercel, Amazon Web Services, Linear, Google Analytics 4 ve Google Workspace) aktarımın dayanağı, KVKK m.9/4 uyarınca standart sözleşmedir. Amazon Web Services ile standart sözleşme imzalanmış ve Kurul'a bildirilmiştir; diğer sağlayıcılar bakımından imza ve Kurul'a bildirim süreci yürütülmektedir. Sağlayıcı bazında durum KVKK Aydınlatma Metni 6.3.1'de gösterilir.
3.2. Fiziksel ortamlar.
- Basılı sözleşme, taahhütname ve muhasebe evrakı
- KVKK başvuru formlarının fiziki nüshaları
- Personel özlük dosyaları
4. Saklamayı ve İmhayı Gerektiren Sebepler#
4.1. Saklamayı gerektiren hukuki sebepler.
- Sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK m.5/2-c)
- Kanunlarda öngörülen saklama yükümlülükleri (KVKK m.5/2-ç)
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (KVKK m.5/2-e)
- Meşru menfaat (KVKK m.5/2-f)
- İlgili kişinin açık rızası (KVKK m.5/1)
4.2. İmhayı gerektiren sebepler.
- İşleme sebeplerinin tamamen ortadan kalkması
- Açık rızaya dayalı işlemelerde rızanın geri alınması
- İlgili kişinin KVKK m.11 kapsamındaki silme/yok etme talebinin kabul edilmesi
- Kanuni saklama süresinin dolması
- İşlemenin hukuka aykırı olduğunun tespiti
5. Saklama Süreleri Tablosu#
| Veri kategorisi / süreç | Saklama süresi | Dayanak | İmha süresi |
|---|---|---|---|
| Hesap ve profil bilgileri | Üyelik süresi + 30 gün. Uyuşmazlık hâlinde ispat için gerekli asgari kimlik ve iletişim bilgileri (ad-soyad, e-posta, hesap kimliği), erişimi kısıtlanarak sözleşme ve abonelik işlem kayıtlarıyla birlikte bu kayıtların saklama süresince tutulur | Sözleşmenin ifası; bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (KVKK m.5/2-e) | Periyodik imha |
| Arama sorgusu kayıtları | Abonelik sona ermesinden itibaren 30 gün | Meşru menfaat / hizmetin ifası | Periyodik imha |
| Fatura ve mali kayıtlar | 10 yıl | 213 sayılı VUK, 6102 sayılı TTK m.82 | Sürenin dolmasını takip eden periyodik imha |
| Sözleşme ve abonelik işlem kayıtları (kullanım sayaçları ve kota kayıtları dâhil) | 10 yıl | 6098 sayılı TBK m.146 (genel zamanaşımı) | Periyodik imha |
| Elektronik ticaret işlem logları | 3 yıl | 6563 sayılı Kanun ve ikincil mevzuat | Periyodik imha |
| IP ve trafik (log) kayıtları | 1 (bir) yıl (5651 m.5/3) | 5651 sayılı Kanun (yer sağlayıcı) | Periyodik imha |
| Ticari elektronik ileti onay/ret kayıtları | Onayın geçerliliğinin sona ermesinden itibaren 3 yıl | 6563 sayılı Kanun | Periyodik imha |
| Geri bildirim sohbet kayıtları | 1 yıl | Meşru menfaat / ürün geliştirme | Periyodik imha |
| Geri bildirimden açılan iş takibi (geliştirme) kayıtları | Kaydın kapanmasından itibaren 2 yıl | Meşru menfaat / ürün geliştirme ve ispat | Periyodik imha |
| Çerez verileri | Çerez bazında (bkz. Çerez Politikası) | Açık rıza / meşru menfaat | Otomatik (süre sonunda) |
| Çerez onay ve ret kayıtları | Tercihin geçerliliği süresince ve tercihin değiştirilmesinden veya sona ermesinden itibaren 3 yıl | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması / ispat | Periyodik imha |
| KVKK başvuru kayıtları | 5 yıl | Hakkın tesisi ve savunulması | Periyodik imha |
| Destek yazışmaları | 3 yıl | Meşru menfaat / ispat | Periyodik imha |
| Kurum anlaşması üye listesi (telefon, sicil, ad-soyad) | Anlaşmanın sona ermesinden itibaren 30 gün | Sözleşmenin ifası / meşru menfaat | Yönetim panelinden elle imha (takvim hatırlatmasıyla) |
| Silinen hesabın telefon numarası özeti (geri döndürülemeyen anahtarlı karma değer) | Hesabın silinmesinden itibaren 2 yıl | Meşru menfaat (ücretsiz deneme hakkının kötüye kullanımının önlenmesi) | Otomatik (süre sonunda sistem tarafından silinir) |
| Yedeklerdeki veriler | Yedek rotasyon döngüsü (90 gün) | Teknik zorunluluk | Otomatik rotasyon |
| Çalışan özlük dosyası | İş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl | 4857 sayılı İş Kanunu, TBK m.146 | Periyodik imha |
| Çalışan adayı (CV) verileri | 1 yıl; adayın talebi hâlinde talep üzerine imha (8. bölüm) | Meşru menfaat | Periyodik imha |
| Tedarikçi ve iş ortağı verileri | Sözleşme sona ermesinden itibaren 10 yıl | TBK m.146, TTK m.82 | Periyodik imha |
Kural: Aynı veri birden fazla hukuki sebebe tabi ise, en uzun saklama süresi esas alınır ve bu süre boyunca veri yalnızca ilgili yasal amaçla sınırlı olarak erişilebilir tutulur.
6. İmha Yöntemleri#
6.1. Silme.
| Ortam | Yöntem |
|---|---|
| Veri tabanı kayıtları | İlgili satır/alanların kalıcı olarak silinmesi; kaydın yalnızca görünmez kılınması imha sayılmaz |
| Bulut / dosya sistemi | Dosyanın silinmesi ve erişim yetkilerinin kaldırılması |
| E-posta sistemleri | İlgili iletinin ve arşiv kopyalarının silinmesi |
| Uygulama arayüzü verileri | Yetkilendirme kaldırılarak erişimin kalıcı olarak engellenmesi |
6.2. Yok etme.
| Ortam | Yöntem |
|---|---|
| Fiziksel evrak | Kâğıt imha makinesinde (kesişen kesim) geri döndürülemez şekilde imha |
| Optik / manyetik medya | Fiziksel parçalama veya eritme |
| Yedeklerdeki veriler | Kripto-imha: ilgili şifreleme anahtarının yok edilerek verinin kalıcı olarak erişilemez kılınması |
6.3. Anonim hâle getirme. Ürün geliştirme ve istatistiksel analiz amacıyla saklanması gereken veriler; kimliği belirli veya belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde maskeleme, toplulaştırma, genelleştirme ve veri türetme teknikleriyle anonim hâle getirilir. Anonimleştirmenin geri döndürülemezliği teknik olarak doğrulanır.
7. Periyodik İmha#
7.1. Saklama süresi dolan kişisel veriler, Şirket tarafından re'sen ve 6 (altı) ayda bir olmak üzere periyodik imhaya tabi tutulur.
7.2. Periyodik imha dönemleri: her yılın Haziran ve Aralık ayları.
7.3. Periyodik imha işlemleri tutanağa bağlanır ve tutanaklar en az 3 (üç) yıl saklanır.
8. İlgili Kişi Talebi Üzerine İmha#
8.1. İlgili kişi, KVKK m.11 uyarınca verilerinin silinmesini veya yok edilmesini talep edebilir.
8.2. Talep, Veri Sorumlusuna Başvuru Formu kullanılarak, sistemde kayıtlı e-posta adresinden info@yargipro.com adresine veya Tebliğ'de öngörülen diğer yazılı yollarla (KEP, posta, noter) iletilir. Telefonla veya sözlü olarak iletilen talepler başvuru yerine geçmez.
8.3. Şirket, talebi en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırır:
- Talep kabul edilirse: Veriler bu süre içinde imha edilir ve ilgili kişi bilgilendirilir.
- Veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa: Durum aktarım yapılan üçüncü kişilere bildirilir ve bu kişiler nezdinde Yönetmelik çerçevesinde gerekli işlemlerin yapılması temin edilir; üçüncü kişilerin kendi kanuni saklama yükümlülükleri saklıdır.
- Talep reddedilirse: Ret gerekçesi (örneğin devam eden yasal saklama yükümlülüğü) yazılı olarak açıklanır.
8.4. Kısmi imha. Verinin bir kısmı yasal saklama yükümlülüğüne tabi ise, yalnızca yükümlülük kapsamındaki kısım saklanır; geri kalanı imha edilir. Saklanan kısma erişim kısıtlanır ve veri başka hiçbir amaçla kullanılmaz.
9. Görev ve Sorumluluklar#
| Rol | Sorumluluk |
|---|---|
| Şirket yetkilisi / yönetim | Politikanın hazırlanması, güncellenmesi ve uygulanmasının denetimi |
| KVKK irtibat kişisi | Onat Vural — Başvuruların alınması, yanıtlanması, Kurul ile iletişim |
| Teknik sorumlu | Onat Vural — İmha işlemlerinin teknik olarak gerçekleştirilmesi, log kontrolü |
| Mali işler / muhasebe | Mali kayıtların saklama sürelerinin takibi |
| Tüm personel | Politikaya uygun davranmak, ihlal şüphesini bildirmek |
10. Teknik ve İdari Tedbirler#
10.1. Teknik tedbirler.
- Aktarımda TLS, durağan hâlde şifreleme
- Rol bazlı erişim kontrolü ve asgari yetki ilkesi
- Yönetimsel erişimlerde çok faktörlü kimlik doğrulama (MFA)
- Erişim ve imha işlemlerinin loglanması
- Şifreli ve ayrı ortamda yedekleme, yedek rotasyonu
- Güncel yama ve zafiyet yönetimi
10.2. İdari tedbirler.
- Personel için süresiz gizlilik taahhütnamesi
- KVKK farkındalık eğitimleri
- Görev değişikliği ve iş ilişkisinin sona ermesinde erişimin derhal kaldırılması
- Tedarikçilerle veri koruma taahhüdü içeren yazılı sözleşmeler
- Veri ihlali müdahale ve bildirim prosedürü
- Periyodik imha tutanaklarının düzenlenmesi ve arşivlenmesi
11. VERBİS Kaydı#
Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 19.07.2018 tarihli ve 2018/87 sayılı Kararı (04.09.2025 tarihli ve 2025/1572 sayılı Kararla değişik) uyarınca yıllık çalışan sayısı 50'den az ve yıllık mali bilanço toplamı 100 milyon TL'den az olan, ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayan veri sorumluları Veri Sorumluları Sicili'ne (VERBİS) kayıttan istisnadır. Şirket bu kapsamdadır.
Kayıt yükümlülüğünün doğması hâlinde bildirimler, mevzuatta öngörülen süre içinde yapılır ve işbu Politika'daki saklama süreleri VERBİS beyanıyla uyumlu tutulur.
12. Yürürlük ve Güncelleme#
12.1. İşbu Politika, Şirket yetkilisinin onayıyla yürürlüğe girmiştir.
12.2. Politika, mevzuat değişiklikleri ve süreç güncellemeleri doğrultusunda düzenli olarak gözden geçirilir.
12.3. Güncellenen Politika, Şirket'in internet sitesinde yayımlanır ve ilgili personele duyurulur.
12.4. Politika ile mevzuat arasında çelişki bulunması hâlinde mevzuat hükümleri uygulanır.
Veri sorumlusu: HF YARATICI PROJE GELİŞTİRME VE DANIŞMANLIK LTD. ŞTİ. ("Yargı PRO") · MERSİS: 0462-0897-1240-0001 · İletişim: info@yargipro.com